Catatan Dokumen Transaksi

Ø    Bukti transaksi adalah bukti tertulis atau bukti-bukti atas terjadinya setiap kegiatan transaksi-transaksi dalam suatu perusahaan seperti adanya penjualan tunai, penjualan kredit, pembelian tunai, pembelian kredit, retur penjualan, retur pembelian dan sebagainya. Dan dari transaksi kegiatan tersebut berupa bukti tertulis yang menjadi dasar pencatatan laporan keuangan suatu perusahaan.

Ø   Kegunaan bukti transaksi dalam kegiatan akuntansi yaitu sebagai dasar objek utama pencatatan akuntansi. Tanpa adanya bukti transaksi tidak akan ada kegiatan untuk pencatatan akuntansi atau kegunaannya pun bisa menjadi salah satu sumber utama yang menjadi acuan untuk membuat laporan keuangan atau pencatatan akuntansi dalam suatu perusahaan atas transaksi-transaksi yang terjadi.

Ø    Transaksi keuangan merupakan sebuah peristiwa terjadinya kegiatan transaksi-transaksi yang mempengaruhi suatu keuangan perusahaan seperti aktiva maupun ekuitas.      

Ø  Analisis bukti transaksi adalah suatu proses mengidentifikasi atau meneliti kembali dari bukti-bukti transaksi yang terjadi untuk mengecek atau membuktikan kembali kebenarannya apa ada yang salah atau keliru dalam mengisi bukti transaksi tersebut.              

Ø    Kegunaan analisis bukti transaksi yaitu agar tidak terjadinya kekeliruan dalam pencatatan transaksi tersebut. Karena, analisis bukti transaksi tersebut akan mempengaruhi terhadap kegiatan pencatatan akuntansi. Jadi, kegunaannya untuk mengecek kembali kebenarannya agar tidak terjadinya kekeliruan atau kesalahan dalam segala sesuatunya yang bersangkutan dengan bukti transaksi yang kita analisis.              

Ø      Macam-macam bukti transaksi.                
Bukti transaksi terbagi menjadi:

A) Bukti transaksi Intern              
Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern dan dibuat untuk intern perusahaan.                
Yang termasuk bukti intern adalah sebagai berikut:

1. Bukti Kas Masuk         
Bukti Kas Masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai.       
2. Bukti Kas Keluar          
Bukti Kas Keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai. Seperti, pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.    

3.Bukti Memorial            
Bukti Memorial adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan.      

4.Bukti Kas Kecil atau Voucher Kas Kecil                
Bukti Kas Kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran-pengeluaran. Pemegang kas kecil bisa di serahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.         

Kas kecil ini bisa disimpan di dalam cash register dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.       

B) Bukti Transaksi Ekstern           
Bukti Transaksi Ekstern adalah bukti pencatatan transaksi yang sehubungan dengan pihak di luar perusahaan.                
Yang termasuk bukti transaksi ekstern adalah sebagai berikut:  
1.Faktur
Faktur adalah tanda bukti telah terjadinya pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur di buat oleh penjual dan di berikan kepada pihak pembeli bagi penjual faktu yang dibuat disebut faktur penjualan dan sebaliknya jika pembeli menerima faktur dari penjual bagi pembeli faktur yang diterima tersebut faktur pembelian. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual dan lembar ketiga untuk arsip.  

2. Kuitansi          
Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.            
Lembaran kuitansi terdiri dari dua bagian. Bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice sebagai arsip penerima uang.

3 Nota Kontan  
Nota Kontan adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya Nota dibuat rangkap 2 satu lembar untuk pembeli dan lembar kedua untuk penjual.

4 Nota Debet    
Nota Debet adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganannya disebabkan karena berbagai hal. Nota Debet dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya karena barang yang dibeli dikembalikan, bisa disebabkan rusak atau tidak sesuai dengan pesanan dan penjual setuju barangnya diterima kembali atau harganya dikurangi.             

5. Nota Kredit   
Nota Kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai ha. Nota Kredit dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya sehubungan barang yang dijual tidak sesuai pesanan atau rusak. Untuk itu penjual setuju menerima barangnya.

6. Cek   
Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam pengeluaran cek tersebut adalah :            
*pihak penarik, yaitu pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.        
*pihak penerima, yaitu pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.